Contratación de Personal

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C. Contratación.

Una vez pasadas con éxito las etapas del proceso de selección o mecanismos de interpretación (solicitud, pruebas, entrevistas, exámenes médicos, etc.) el candidato puede ser contratado.

1. Firma del contrato escrito y establecimiento de las bases del contrato sicológico.

La contratación individual, no sólo es una necesidad legal, sino una necesidad administrativa, ya que en el mismo se establecen cláusulas legales y administrativas, como lo es la duración de la relación de trabajo que puede ser por tiempo indeterminado o determinado y esta última modalidad, puede ser eventual o temporal, la que a su vez, puede ser por obra determinada o a precio alzado.

Por otro lado es importante resaltar que la relación de trabajo por tiempo indeterminado, de acuerdo con nuestra legislación vigente, constituye la regla general, siendo la excepción a esta regla la relación por tiempo determinado el cual, únicamente puede estipularse en los siguientes casos:

Cuando lo exija la naturaleza del trabajo que se va a prestar.
Cuando tenga por objeto sustituir temporalmente a otro trabajador, y
En los demás casos previstos por la ley.

En consecuencia, podemos establecer que la relación de trabajo por tiempo indeterminado, es aquella por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado y continuo que constituya para esta última una necesidad permanente, mediante el pago de un salario. Si los servicios del trabajador o empleado son prestados en forma continua y constituyen, para la institución, una necesidad permanente, se estará siempre frente a un contrato individual de trabajo por tiempo indeterminado.

A la par de las formalidades legales y administrativas entre el individuo y la institución se establece un contrato sicológico que representan las expectativas que tanto el individuo como la universidad esperan de si, en una forma recíproca.

2. Procedimiento de alta en la nomina, en el ISSEMyM y en el SAR.

En un plazo no mayor de 30 días a la toma del acuerdo por el comité general de evaluación, se regularizará el pago automatizado al empleado promovido o contratado.

El trámite de la afiliación al Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios puede resumirse en lo siguiente:

Obtener del propio Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios las formas de afiliación correspondientes.

Recabar de los trabajadores los datos y documentación necesaria para dar de alta al personal.

Presentar los avisos a las oficinas generales del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, el mismo día en que se contrate al empleado o a más tardar dentro de los cinco días siguientes, obteniendo la copia con el acuse de recibo correspondiente.

La copia con el acuse de recibo deberá figurar en el expediente personal del trabajador. Además debe avisarse al departamento que se encargue de la elaboración de las nóminas la fecha de ingreso del trabajador, así como el grupo de cotización en el ISSEMyM a fin de que se le hagan los pagos y descuentos respectivos.

El mismo día de la contratación se procederán a llevar a cabo los trámites referentes a la afiliación y aportaciones al SAR.

3. Requisitar el expediente del empleado.

El número y diseño de registros de personal se realizará de acuerdo a las necesidades de la institución; a continuación se hace una breve mención de los dos registros que normalmente se abren al ingresar al trabajador y que son: el expediente y la hoja de servicios.

a) El expediente.

El expediente se integrará con todos aquellos documentos que formen parte del historial del trabajador en la universidad; estará compuesto por una carpeta con su solicitud de empleo, los documentos personales, como actas de nacimiento, de matrimonio, certificados de estudios, antecedentes no penales, etc., copia del contrato de trabajo, avisos de altas, bajas, cambios y movimientos, alta al ISSEMyM, alta al Registro Federal de Causantes, los aumentos de sueldo, la evaluación del desempeño, las sanciones, etc. Para la información codificada como los comprobantes de las entrevistas, de las pruebas, los documentos comprobatorios, así como los resultados del examen médico, se abrirá un archivo especial.

A fin de no olvidar detalles de la "contratación" se contará con una lista de verificación de todos ellos, con el objeto de tener el expediente completo que sea una verdadera historia del empleado. Por ética profesional y para evitar un uso inadecuado de la información, no es recomendable que el estudio psicológico (reporte de entrevista, pruebas psicológicas, etc.), y el reporte del examen médico así como el resultado del estudio socio-económico formen parte del expediente, por lo que se resguardarán de forma especial.

La función de requisitar el expediente del trabajador es un medio de control de personal.

Esta fase le informará al Director de Recursos Humanos si ha seguido correctamente los pasos del procedimiento de contratación y además si todo se realizó como fue planeado.

Los elementos de control que contiene el expediente, son los documentos que ha acumulado el trabajador durante el trabajo y durante el proceso de selección, además de aquellos instrumentos que se deban proporcionar como complemento de la amplia información requerida.

En sí con el expediente requisitado del trabajador se termina el proceso de contratación.

b) La hoja de servicios.

El fin que se busca al contar con una hoja de servicios es describir en forma resumida y clara los datos más importantes acerca del trabajador en lo que se refiere a detalles personales, escolaridad, antecedentes de trabajo, promociones y transferencias; evaluación del desempeño y control de todo lo que aparezca en su expediente. Realmente el conjunto de hojas de servicio viene constituyendo parte importante del inventario de recursos humanos. El propósito debe ser contar con una base de datos informativos y estadísticos y poder localizar la información para ascensos, capacitación, plan de carreras, etc., por medio de la computadora. La "hoja de servicios", deberá contener la siguiente información:

Número asignado al trabajador y el nombre completo del mismo.
Fecha de ingreso, que incluye el día mes y año en que empieza a laborar en la universidad.
Contratos, debido a que en ocasiones se realiza más de un contrato (por ejemplo: para sustituir a empleados enfermos, por obra determinada etc.), deber incluirse en el espacio destinado, la fecha de cada uno de ellos, la duración de los mismos y las observaciones formuladas por sus superiores al término del contrato.
Lugar y fecha de nacimiento.
Estado civil; asimismo deberá registrarse el nombre de la ó el cónyuge, en su caso.
Número del Registro Federal de Causantes.
Número de afiliación ISSEMyM y clínica a la que esté adscrito.
Número de cartilla
Número de licencia de manejar.
Fianza, en aquellos casos en que proceda.
Estatura, peso, color de piel y color de ojos, datos que se encontrarán en la hoja del examen médico.
Foto y firma: es necesario que todo el personal que sea contratado haga entrega de dos fotografías tamaño credencial, con objeto de incorporar una a su hoja de servicios y otra en su solicitud de empleo
Nombre, domicilio y número de teléfono de la persona a la que se avisar en caso de accidente.
Escolaridad, deber anotarse el grado máximo de educación que corresponde, así como los estudios de especialización los idiomas que domine el interesado, así como cualquier curso que haya tomado.
Antecedentes de Trabajo es necesario incluir las fechas de cada trabajo que haya tenido, la organización en que haya prestado sus servicios, el puesto, el sueldo y la causa de separación; además, se anotar n las promociones o ascensos que haya logrado en cada uno de sus trabajos anteriores.
Promociones y transferencias, deberá anotarse la fecha de ingreso, la dependencia, el puesto al que haya sido asignado y la categoría que le corresponda. Aquí también se anotarán las promociones y transferencias que posteriormente, ocurran.
Evaluación del desempeño, se registrará la fecha, la puntuación y las observaciones de la evaluación.
Control de asistencia, aquí se anotarán los totales anuales de los días trabajados, vacaciones, faltas injustificadas, enfermedades generales, riesgos profesionales, permisos con y sin percepción de sueldo, sanciones y retardos. Estos datos son importantes para tener un historial de cumplimiento del empleado.
Capacitación y desarrollo, en este espacio se anotarán con su fecha, descripción y comentarios todos aquellos cursos o estudios que lleve el trabajador ya sea por cuenta de la institución o por cuenta del propio interesado.
Separación, Incluye la fecha y causa de la misma así como información acerca de si fue indemnizado, si se le gratificó y por último, comentarios al respecto.

Como se notará, muchos de los conceptos anotados, sufren variaciones; por lo cual se requiere una constante actualización y, para ello, la implantación de otros procedimientos que den la información necesaria; en muchas ocasiones el principal problema consiste en la actualización constante de los datos. Es muy frecuente que los trabajadores olviden o no consideren necesario avisar a la organización acerca de cualquier cambio en sus datos personales: estado civil, domicilio, escolaridad, etc., se debe fomentar un cambio de actitud a este respecto.

D. El proceso de inducción del personal.

A cada empleado de nuevo ingreso se le proporcionará un Manual de Bienvenida.

En virtud de que las experiencias iniciales que vive un trabajador en la institución van a influir en su rendimiento y adaptación; es de suma importancia considerar al proceso de inducción y generar en el individuo un sentimiento de pertenencia y orgullo, por medio de cursos que deberá tomar sobre identidad universitaria.

El personal se mantendrá en programas de educación continua en donde se le preparará para conocer sobre identidad universitaria, sobre los planes, e información específica del espacio en el que labora, sobre la organización, políticas de personal, condiciones de contratación, plan de carreras, evaluación del desempeño. En la ilustración N° 15 se presenta el plan de inducción.

Ilustración 20: El proceso de inducción de personal.

1. Actividades de Inducción.

Reunión con el personal de nuevo ingreso (mesa redonda) el día de su contratación, primer día de trabajo.
Información y explicación amplia sobre el contenido del manual de bienvenida que debe contener los siguientes apartados:

Historia de la universidad
El plan rector de desarrollo institucional
Sus objetivos, políticas y estrategias generales
Horarios, días de pago, etc.
Servicios que presta al estudiantado y a la comunidad
Estructura organizacional
Políticas de personal
Prestaciones
Ubicación de servicios: consultorio médico, Dirección de Recursos Humanos, etc.
Reglamentación universitaria
Pequeño plano de las instalaciones
Información general, que pueda representar interés al nuevo empleado.

Posteriormente se realizarán las siguientes actividades de retroalimentación:

Evaluación (mediante cuestionario elaborado ex profeso para investigar la información que el personal pudo retener en la sesión recibida).
Visita a las dependencias, a fin de que los nuevos empleados se familiaricen con la disposición física de los locales.
Presentación ante los representantes sindicales, en su caso.
Presentación con parte de la organización especialmente con aquellas dependencias con las cuales se tendrá contacto o relaciones.
Información presentada por el Director del área, jefe de departamento, sección, y/o supervisor de área.
Presentación del nuevo elemento a los demás integrantes de la dependencia; de ser posible se recomienda nombrar a alguien que le auxilie en los detalles que sean necesarios para conocer más a fondo su trabajo inicial.
Información acerca de los detalles propios para la elaboración del trabajo y que refuercen o amplíen lo visto en la sesión de bienvenida.
Llenado del listado de verificación.
Entrevista de ajuste (al vencimiento de su primer contrato o a un cierto plazo), será efectuada por el jefe de sección o departamento al que pertenece y a la vez por el encargado de la Dirección de Recursos Humanos, con la finalidad de conocer si los procesos de selección y adaptación han sido adecuados, o bien a fin de localizar las desviaciones.

2. Objetivos de la inducción.

Con el proceso de inducción se busca:

Ayudar a los nuevos empleados de la institución, a conocerse y auxiliarlos para tener un comienzo productivo.
Establecer actitudes favorables de los nuevos empleados hacia la institución, su políticas y su personal.
Ayudar a los nuevos empleados a introducir un sentimiento de pertenencia y aceptación para generar entusiasmo y una alta moral.

El proceso de inducción se hace necesario porque el trabajador debe ser adaptado lo más rápido posible al nuevo ambiente de trabajo.

3. Etapas de la inducción.

El proceso de inducción incluye tres etapas que consideran la inducción a la universidad de personal, la inducción a la dependencia en el puesto particular correspondiente y la socialización organizacional.

a) Introducción a la universidad.

Aparte de la enseñanza técnica que se le debe brindar al nuevo trabajador, corresponde a la Dirección de Recursos Humanos darle información sobre aspectos generales, tales como:

Historia de la institución.
Políticas generales de personal.
Indicaciones sobre disciplina, es decir, lo que debe hacer y lo que debe evitar.
Prestaciones a las que tiene derecho, como: caja de ahorros, despensa, viáticos, deportes, promociones, etc.

b) Introducción al puesto.

Otra etapa del proceso de inducción se refiere a la introducción al puesto, la inducción incluye orientación general a todo el ambiente de trabajo. Se recomienda lo siguiente:

Que el nuevo trabajador sea personalmente llevado y presentado con el que habrá de ser su jefe inmediato.
El jefe inmediato a su vez debe presentarlo con sus compañeros de trabajo.
El jefe explicar en que consistir el trabajo, para ello se auxiliar de la descripción del puesto, entregándole una copia para que la lea con detalle.
Debe mostrarle los sitios generales como son: lugar de cobro, de abastecimiento de material, cafetería, etc.

La inducción es importante considerarla ya que cuando se selecciona y contrata a uno de los aspirantes a ocupar un puesto dentro de la universidad, es necesario no perder de vista el hecho de que una nueva personalidad va a agregarse a ella. El nuevo trabajador va a encontrarse de pronto inmerso en un medio desconocido, con normas, políticas, procedimientos y costumbres extraños para él. El desconocimiento de todo ello puede afectar en forma negativa su eficiencia así como su satisfacción. Entonces, la propia institución debe preocuparse por informar al respecto a todos los nuevos elementos, y establecer planes y programas cuyo objeto será acelerar la integración del individuo, en el menor tiempo posible, al puesto, al jefe, al grupo de trabajo y a la universidad en general.

D. Identidad universitaria.

A medida que nuevos empleados ingresan en la universidad, se hace necesario que sean integrados a sus puestos. El concepto de identidad universitaria o socialización organizacional, enfoca la interacción entre el sistema social estable y los nuevos miembros que ingresan. Se refiere a los procesos por los cuales un nuevo miembro aprende el sistema de valores, las normas y los patrones de comportamiento requeridos por la sociedad, por la universidad o por la dependencia a la cual ingresa. Este aprendizaje específico es el precio de pertenecer a ella.

Generalmente, los valores, las normas y los patrones de comportamiento que necesitan ser aprendidos a través de la identidad universitaria son:

La misión, los objetivos básicos de la universidad, así como los objetivos particulares de la dependencia en la que esté adscrito.
Las estrategias básicas a través de las cuales se alcanzarán los objetivos
Las responsabilidades básicas de cada empleado en el puesto que se le adjudica en la universidad;
Los patrones de comportamiento requeridos para el desempeño eficaz del puesto; y
Las políticas o principios que aseguren el mantenimiento de la identidad e integridad de la universidad.

El grado en que el nuevo empleado debe aprender esos valores, objetivos, políticas, estrategias, y patrones de comportamiento depende del grado de socialización exigido por la institución.

Algunas veces, la socialización organizacional exige una fase destructiva o descongeladora de los valores o patrones de comportamiento previamente aprendidos por el nuevo empleado en organizaciones anteriores. Otras veces, el proceso de socialización tan sólo involucra la reafirmación de algunas normas a través de varios canales de comunicación existentes en la universidad a lo largo del tiempo y de instrucciones directas obtenidas de los superiores e instructores. Generalmente, al proceso de socialización organizacional se le denomina como programa de integración de nuevos empleados.

La identidad universitaria es un proceso que trata de crear un ambiente de trabajo receptivo y agradable y consta de lo siguiente:

Desde la entrevista de selección con el jefe inmediato al aspirante se le dará a conocer de manera general el ambiente de trabajo, la cultura predominante en la institución, sus compañeros de trabajo, las actividades a desarrolladas y las pendientes a desarrollar, los desafíos del puesto y las recompensas, el estilo de dirección, etc.
Al ingresar a su trabajo el nuevo empleado, se le asignarán tareas que impliquen desafío y que sean retadoras para que con la experiencia pueda lograr el éxito en la institución. Se busca que al asignar tareas gradualmente más complejas y exigentes, los nuevos empleados se hallen más capacitados para desempeñar tareas futuras con más éxito.