Cómo medir y gestionar el clima laboral.
La Importancia del Clima Laboral
Tomado de:
http://www.arearh.com/rrhh/clima_laboral.htm
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Por: Xavier Juanico
Existen muchas y muy variadas definiciones sobre lo que es el clima
laboral de una empresa. Quizás la más sencilla y clarificadora es la que nos
proporciona uno de los mayores especialistas en este campo, cuando define el
clima laboral (o clima organizacional) como “La colección y el patrón de
funcionamiento de los factores del entorno organizacional que generan
motivación” (--“Leadership and organizational climate”, Robert Stringer, 2002).
De acuerdo con esta definición, el objetivo final que se busca con el clima
laboral es explicar los motivos por los que las personas que trabajan en una
organización se sienten más o menos motivadas al ejercer sus obligaciones
profesionales. Conocer las causas subyacentes de la motivación es muy
importante, porque nos permitirá actuar sobre ellas para aumentar la motivación
de las personas. Y el motivo por el cuál a cualquier empresa debería interesarle
que las personas estén motivadas es muy simple: todos los estudios certifican la
fuerte relación existente entre la motivación de los empleados y los resultados
de la empresa.
Las empresas -y esto es igualmente válido para las PyMEs que para las
grandes empresas- deben medir y gestionar el clima laboral para conseguir
mejores resultados económicos. En el caso de las pequeñas empresas, el factor
humano suele ser aún más importante, puesto que en la mayoría de los casos no se
dispone del potencial económico, la inercia del mercado ni la marca asociados a
las grandes corporaciones.
Tal y como explicábamos antes, además de medir el clima laboral, está
claro que podemos y debemos intervenir en él para gestionarlo, con la intención
de modificarlo de la forma que más nos convenga. Así pues, una vez tenemos los
resultados que nos explican la situación actual, podremos planear el “clima
objetivo” que deseamos para el próximo año, para luego incidir en los factores
determinantes a lo largo del ejercicio de manera que nos lleven al objetivo
previsto. En años sucesivos adaptaremos los objetivos y corregiremos el rumbo a
seguir de acuerdo con la evolución de la empresa. La metodología de gestión del
clima laboral es parecida a la que usaríamos para realizar el presupuesto
económico del próximo año, con la salvedad que, en el caso del clima laboral,
estaremos tratando con elementos intangibles que no pueden medirse,
interpretarse ni manejarse de igual modo al usado en la vertiente “tangible” de
la empresa.
La evaluación y gestión del clima laboral es, pues, un componente esencial
para la correcta gestión de las empresas y, como tal, es una parte indispensable
de las metodologías de gestión empresarial más reputadas de la actualidad (Balanced
Scorecard, EFQM, etc.,).
Las encuestas de clima laboral
El método más habitual para evaluar el clima laboral implica el uso de
encuestas a los empleados (a veces también pueden complementarse con entrevistas
personales). Diseñar y llevar a cabo las encuestas de clima laboral puede llegar
a ser un tema complejo (requiere poseer conocimientos sobre clima laboral,
psicología, estadística y metodología de encuestas), por lo que en muchos casos
las empresas deciden subcontratar su realización a empresas especializadas en
este tema que ya cuentan con el know-how, herramientas y software necesarios
para acometer este tipo de proyectos.
Un aspecto muy importante a tener en cuenta cuando se realiza una encuesta
de clima laboral es el anonimato. La metodología debe permitir preservar el
anonimato de las personas encuestadas, un factor indispensable si queremos
asegurar la máxima sinceridad en las respuestas. La subcontratación de empresas
externas para la realización de las encuestas es en este caso una garantía de
anonimato adicional para los empleados.
En general, los cuestionarios de clima laboral suelen estar formados por
los tres siguientes tipos de preguntas
- Preguntas demográficas y de segmentación: Nos permiten adquirir
información acerca del encuestado que usaremos posteriormente para
enriquecer el análisis grupal de los resultados.
- Preguntas de clima laboral: Nos permiten valorar los factores
determinantes de la motivación. Esta es la parte más crítica de las
encuestas de clima, puesto que debe contener las preguntas precisas que
evalúan los factores adecuados que forman parte del clima laboral de la
empresa. La mayoría de las empresas que se dedican a realizar encuestas de
clima ya cuentan con patrones de encuestas que adaptan a la singularidad de
las empresas clientes.
- Preguntas abiertas: Nos permiten adquirir un conocimiento más
cualitativo del clima laboral, que nos ayudará a modular los resultados
obtenidos mediante los otros cuestionarios.
En muchas ocasiones las empresas aprovechan la realización de una encuesta
de clima laboral para introducir en la encuesta algunas preguntas que, aunque no
están estrictamente relacionadas con el clima laboral, también servirán a la
empresa para mejorar su gestión organizativa. Las encuestas de clima pueden
contener con frecuencia preguntas y factores para evaluar la satisfacción de los
empleados sobre varios departamentos (por ejemplo, informática o recursos
humanos), u otros temas de interés para la compañía.
Es importante afrontar la realización de una encuesta de clima laboral con
unas expectativas temporales claras de lo que representa un proyecto de este
tipo. La duración de un proyecto de evaluación del clima laboral raramente es
inferior a uno o dos meses, puesto que es necesario pasar por diversas fases:
Fase de diseño de la encuesta: Deben definirse los factores, las
preguntas, el tipo de escala de respuestas, la muestra (si es necesaria), las
variables de segmentación y el formato de la encuesta (por ejemplo, los temas de
anonimato). En también conveniente diseñar el cuadro de mando que la empresa
deberá utilizar para gestionar el clima laboral. Este cuadro de mando describe
la relación que hay entre las preguntas y los factores que generan la
motivación.
Fase de comunicación: Definición e implementación de la estrategia de
comunicación a los empleados. Esta fase es muy importante para hacer
copartícipes a los empleados del proyecto de clima laboral. También permite
maximizar la participación en la encuesta y eliminar las posibles reticencias
sobre el anonimato,
Fase de realización de la encuesta: Antiguamente únicamente se usaban
cuestionarios en papel. Hoy en día éstos están siendo progresivamente
reemplazados por el formato electrónico, que permite una mayor rapidez,
comodidad y ahorro de costes. El software de encuestas actual permite combinar
los cuestionarios en papel con la captura de los datos a través de Internet,
creando sitios web para contestar los cuestionarios. Los empleados pueden
acceder a estos sitios web con claves de identificación privadas, tanto desde su
puesto de trabajo como desde cualquier punto de acceso a Internet.
Fase de análisis y comunicación de resultados: Obtención de resultados,
generación de informes y definición de la estrategia a seguir. Una vez la
dirección de la empresa ya ha analizado los resultados, es conveniente comunicar
los resultados globales a todos los empleados. Esto permite implicarles en el
proyecto de clima, lo que redundará en una motivación adicional y posibilitará
una mayor participación en las encuestas futuras.
Interpretación de resultados y gestión del clima
El software actual, además de automatizar la realización de la encuesta,
permite la visualización inmediata de resultados durante la ejecución o al final
de la encuesta. Las estadísticas relacionadas con las respuestas se computan
automáticamente, así como el cuadro de mando con indicadores (los factores,
calculados a partir de las respuestas), que nos permite obtener una visión de
más valor añadido sobre los resultados. Las encuestas de clima pueden llegar a
tener un número elevado de preguntas (muchas veces alrededor de 80), lo que hace
difícil localizar y visualizar los posibles puntos fuertes o débiles del clima
de la empresa. En estos casos es muy importante disponer de un sistema de
indicadores automatizado que permitirá simplificar la visualización de
resultados y mejorar la gestión del clima.
La tecnología actual también permite la generación automática de reportes
(p.ej. en PDF) y el análisis por segmentos de los datos, que permite comprender
las diferencias entre grupos, lo que nos permite diseccionar los problemas u
oportunidades. También nos permite visualizar evoluciones, que nos ayudarán a
entender si las estrategias que se han seguido (por ejemplo una inversión en un
determinado factor del clima que estaba mal el pasado año) han surtido efecto y,
por lo tanto, ha mejorado la motivación del personal.
El software de clima laboral debe garantizar el anonimato de las personas
que han participado en la encuesta. Esto se consigue ocultando de forma
automática la información que podría poner en peligro el anonimato de las
personas, permitiendo únicamente la visualización de datos por encima de un
umbral de anonimato (por ejemplo, grupos de más de 6 personas).
Todo ello puede realizarse de forma cómoda y a través de Internet, sin
necesidad de instalar nada en los ordenadores de las empresas en las que se
realiza el proyecto de clima laboral.
Además del análisis de resultados a través del software, es importante
realizar un análisis de datos cualitativo que incluya el contenido de las
respuestas abiertas y cálculos estadísticos ad-hoc. Este análisis cualitativo es
conveniente que sea realizado conjuntamente por el staff directivo de la empresa
y por un experto en clima laboral, normalmente de una empresa externa. La
participación de la dirección es necesaria para situar los resultados en su
contexto apropiado. El experto en clima laboral aportará su know-how de recursos
humanos, estadístico, estratégico y la posibilidad de comparar (benchmarking)
los resultados con otros casos y empresas, lo que permitirá una comprensión y
análisis más profundos de los factores motivacionales que hay detrás de los
modelos de clima laboral. Ambas partes podrán diseñar la estrategia a seguir
para conseguir los objetivos de clima laboral marcados de cara al futuro.
Conclusión
El clima laboral es hoy en día un elemento indispensable en la
planificación estratégica de las empresas, puesto que permite gestionar la
motivación de los empleados con el objetivo de conseguir mejores resultados
económicos. Gracias a la tecnología actual, que permite la realización de
encuestas con un coste no demasiado elevado y la visualización de los resultados
de forma fácil y cómoda, las encuestas de clima laboral cada vez son más
utilizadas por todo tipo de empresas.
Gestión Inteligente del Factor Humano
Pueden acceder a una sencilla demostración de clima laboral a través de la
siguiente página web:
http://www.openmet.com/webdemo.aspx?demo=Climate
Xavier Juanico (xavier.juanico@openmet.com)
OpenMet Group (http://www.openmet.com)[1]
[1] Juanico
Xavier. 2007. Cómo medir y gestionar el clima laboral. La importancia del
clima laboral.
http://www.arearh.com/rrhh/clima_laboral.htm. 17 de septiembre de 2009.
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