Eficiencia  y Diseño

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La Eficiencia y el Diseño de Sistemas

El diseñar sistemas genera un panorama integral de trabajo para llevar a cabo el concepto de sistemas.

Diseñar significa: “Hacer la descripción o bosquejo de alguna cosa”. Ya se ha dicho que un sistema es un conjunto ordenado de componentes para alcanzar un objetivo planeado. La función de diseño es elemental en el establecimiento de una relación entre las diferentes fases de un sistema entrelazándolos entre sí y delineando el todo compuesto.

Los autores Johnson, Kast y Rosenzweig exponen que, para los sistemas de organizaciones sociales, la función de diseño abarca la disposición de instalaciones físicas para la producción y actividades auxiliares, cubriendo también la distribución de personal y redes de comunicación, establecidas para proporcionar información concerniente al proceso.

“Conforme se acepta el concepto de sistemas y sus diferentes ramificaciones son aplicados a los organismos sociales (empresas públicas y privadas). La función del diseño de sistemas aumentará en importancia en lo futuro”.

Existen una serie de actividades que tienen una relación importante con el diseño de sistemas y que es necesario detallarlos:

El Diseño y Rediseño de Sistemas.

Cuando se establece una nueva operación la función de diseño parece bastante directa, ya que abarca la disposición de instalaciones físicas para la producción y actividades auxiliares, cubriendo también la distribución de personal y redes de comunicación, establecidas para proporcionar información concerniente al proceso.

Otro concepto importante es el “rediseño” que consiste en evaluar los sistemas existentes con miras a lograr cambios. En la actualidad esta actividad ha merecido especial atención bajo diversas técnicas comenzando por: la simplificación del trabajo, los sistemas y procedimientos, el análisis de sistemas, la reingeniería, etc.

La Simplificación del Trabajo

Es la búsqueda constante de los mejores métodos de trabajo que faciliten la ejecución del trabajo, es una necesidad insoslayable en cuanto a que representa su adaptación al rendimiento de las labores a desempeñar con menor fatiga y con una reducción del tiempo de trabajo.

Es frecuente en nuestro país que las fabricas al incrementar su producción permanecen estacionadas con respecto al orden de las operaciones -ineficaces quizá para la producción-, con ello, indudablemente que el proceso productivo se desarrollará lentamente y plagado de defectos que recargarán el costo de los artículos

Objetivos de la simplificación del trabajo:

Eliminar el trabajo innecesario.

Combinar las diversas operaciones o sus elementos.

Combinar el orden de las operaciones.

Simplificar las operaciones necesarias.

 Los Sistemas y Procedimientos

El diseño de sistemas y procedimientos nos proporciona las bases de las normas de trabajo, de lo que cada área funcional e integrantes de la misma, “deben hacer y cómo hacerlo”, constituye uno de los medios de control gerencial más completo.

El control gerencial se logra a través de la interpretación de la información, adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y procedimientos empleados para crearla.

Este control se ejerce en el momento que los “sistemas y procedimientos” apoyan al ejecutivo y por su conducto a sus subordinados con el propósito de lograr la máxima eficiencia con el menor esfuerzo y a un costo justificable. Mientras más creativos y analíticos sean los sistemas y procedimientos mejor será la fluidez operacional.

Los sistemas y procedimientos persigue como objetivo el asesorar a la dirección superior, desarrollando:

Programas que indiquen directrices para coordinar las actividades a realizar.

Evaluar planes de acción relativo a la ejecución del trabajo.

Control del flujo de formas y reportes, vigilando que sean los esenciales, así como eficaces, oportunos y completos

Promover la constante búsqueda de nuevos métodos de información

Apoyar la obtención de métodos eficientes para simplificar el trabajo

Realizar estudios especializados, cuando así lo requiera el volumen y lo complejo de las operaciones.

Los sistemas y procedimientos en su desarrollo señalarán todo acuerdo administrativo en lo referente a estructuras organizacionales, pláticas, procedimientos, métodos, programas y planes.

Su misión se ve, reflejada en actividades tales como:

Establecimiento de lineamientos que determinen el flujo de las operaciones administrativas.

Creación de formas y canales de información, y

El control de su flujo y operación

Johnson, Kast y Rosenweig nos hacen un interesante comentario sobre los sistemas y procedimientos y que es el siguiente:

“Los sistemas y procedimientos han sido señalados como una actividad de circuito amplio. Sin embargo, implícitamente parece limitado al trabajo de oficina, al flujo de papeleo y diseño de formas. Desde el advenimiento del equipo electromecánico, la actividad de sistemas y procedimientos han incluido el diseño y la programación de sistemas de procesamiento de datos. Desafortunadamente el PED ha sido sobre enfatizado en los años recientes ya que se ha hecho hincapié sólo a los conceptos más amplios del diseño de sistemas. Los aspectos específicos de programación, diseño de formas y rutina de papeleo como parte del sistema de información y decisión deben ser encajados dentro del diseño total de sistemas”

El Análisis de Sistemas

Está enfocado a la creación de sistemas así como al análisis de los existentes. En la actualidad parte de la forma adquirida por la aplicación del análisis de sistemas o ingeniería de sistemas o problemas administrativos y ejecutivos se debe a la tendencia actual de la administración hacia la sistematización, racionalización y automatización de procedimientos y flujos de información, cabe aquí establecer los siguientes conceptos:

Procedimiento: es el conjunto de actividades interrelacionadas que satisfacen una cierta función (o varias funciones).

Sistematización del procedimiento: es el establecimiento de un conjunto de métodos o reglas lógicas para realizar ciertas actividades.

Racionalización: es la organización sistemática del trabajo para obtener un mejor rendimiento. (por ejemplo, racionalización administrativa, financiera industrial).

Automatización: implica el uso de maquinas para efectuar las actividades.

Camino Crítico 

Es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y a un tiempo óptimo.

Consta de dos ciclos, uno de planeación y programación y otro de ejecución y control......

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José Antonio Contreras Camarena.
Revisado: 11/12/2000 04:47:05 AM